Foreningens navn er Billund Gym & Fitness V/Billund Ny Motionsforening. Foreningen har hjemsted i Billund Kommune.
Foreningens formål er at formidle livsglæde og velvære gennem fysisk, kropslig træning til alle aldersgrupper, samt inddrage de unge generationer i foreningsarbejdet og tildele dem medansvar for foreningen, og derved skabe gode muligheder for at dyrke styrketræning med udgangspunkt i medlemmernes interesse og engagement.
Det sociale liv og medlemmernes fælles virke og ansvar er udgangspunkt for foreningen.
Som aktivt medlem kan enhver optages, der er fyldt 13 år. Indmeldelse sker skriftligt ved oprettelse af kontingentet. For medlemmer der er mellem 13 – 18 år er det forældre eller værge som skal skrive under + de skal være til stede ved indmelding.
Foreningen udskriver kvittering for træningskontingent, kontingentet løber fra indmeldelsesdatoen, med betaling til den første i hver måned. Medlemskabet / chippen er personligt og kan ikke overdrages til andre.
Udmeldelse skal ske skriftligt senest den 15. i måneden før ny periode. Bestyrelsen har ret til at ekskludere medlemmer, som har kontingent restance eller på anden måde ikke overholder foreningens vedtægter og regler, eller som ved deres opførsel nedbryder foreningens arbejde.
Foreningens kontingent og indbetalingsfrist fastsættes af bestyrelsen og varsles senest én måned før ændring.
Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i februar/marts måned, er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 3 ugers varsel og bekendtgøres via annoncer i lokalavis og på opslagstavle.
Dagsorden, regnskab og bilag til forslag på dagsordenen bekendtgøres senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslagsstillere skal være medlem af foreningen. Alle aktive medlemmer kan stille op til bestyrelsesvalget.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde mindst følgende punkter:
Generalforsamlingen vælger en dirigent til at lede forhandlingerne. Generalforsamlingens beslutninger indføres i protokol.
Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal.
Ønskes der skriftlig afstemning, skal dirigenten imødekomme dette. Bestyrelsesvalg foregår ved skriftlig majoritetsvalg. Formand og kassere vælges for to år ad gangen, således af formanden er på valg i lige år og kassereren i ulige år.
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 1/3 af medlemmerne skriftligt stiller krav herom, og afholdes senes én måned efter afleveringen af de nødvenlige underskrifter til bestyrelsen.
Indkaldelsesproceduren er den samme som ved ordinær generalforsamling.
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse, forvalter foreningens midler og repræsenterer foreningen i alle forhold.
Bestyrelsen består af fem medlemmer, hvoraf formand, kasserer og yderlig én skal være myndig. Bestyrelsen udnævner en næstformand, samt en sekretær (referent).
Mødereferaterne, som underskrives af bestyrelsesmedlemmer føres til protokol og ophænges på opslagstavlen i foreningens lokaler.
Bestyrelsen skal hvis den er under fem medlemmer indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen er ikke beslutningsdygtig, hvis der er færre end fem medlemmer til stede. Beslutninger træffes ved simpelt majoritetsvalg, hvor hvert enkelt medlem har én stemme.
Suppleanterne erstatter eventuelt manglende bestyrelsesmedlemmer. Eventuelt fravær skal meddeles bestyrelsen.
Dagsorden til et bestyrelsesmøde offentliggøres senest otte dage før mødet. Bestyrelsesmøder er åbne og medlemmer af foreningen har taleret, jf. ovenstående.
Ingen medlemmer eller bestyrelsen påtager sig personlig kaution for foreningens forpligtelser. Foreningen kan kun hæfte for sine forpligtelser med sin formue.
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Revision foretages af en på generalforsamlingen valgt revisor. Revisoren har til enhver tid adgang til regnskabet og skal inden generalforsamlingen gennemgå og påtegne dette. Regnskabet skal udleveres til revisoren senest fjorten dage før generalforsamlingen.
Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.
Årsregnskabet skal opgøres i henhold til god regnskabskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen.
Tilskudsregnskabet skal indsendes til godkendelse i Billund Kommune senest d. 20. marts året efter regnskabsårets udløb.
Foreningens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut med undtagelse af den nødvendige kassebeholdning.
Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til godkendelse på generalforsamling.
Vedtægtsændringer kan ske på enhver generalforsamling med 2/3 majoritet af de stemmeberettigede, hvis det har været påført dagsordenen jf. normal indkaldelsesprocedure.
Vedtægtsændringer skal desuden indsendes til Folkeoplysningsudvalget i Billund Kommune, før de er gyldige, for at sikre at de til stadighed opfylder lovens krav.
Opløsning af Motionsforeningen kan kun besluttes ved to på hinanden følgende med 30 dages mellemrum indkaldte ekstra ordinære generalforsamlinger med 3/4 majoritet af de fremmødte stemmeberettigede.
Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål indenfor folkeoplysningslovens område.
Ved enhver form for nyindkøbt eller nyanskaffelser, investeringer, udskrivninger eller salg af foreningens ejendom, skal der minimum være 3 af bestyrelsens underskrifter inklusive formandens, repræsenteret på det pågældende købs- eller salgsbevis, kvittering eller faktura, medmindre beløbet er under bagatelgrænsen på 300kr.
Det sikres derved at et flertal af bestyrelsen vil disponere over foreningens midler.
I det daglige kan ethvert bestyrelsesmedlem foretage vedligeholdelsesmæssige og nyanskaffelsesindkøb, så længe indkøbet ikke overstiger bagatelgrænsen på 300kr og der afleveres kvittering med underskrift på, fra det pågældende bestyrelsesmedlem til regnskabet.
Videoovervågning er under gældende regler inden for overvågning af erhvervsejendom. Ved kriminelle handlinger eller hærværk, kan der gøres brug af videoovervågningen. Gennemgang af videoovervågningen, skal det ske ved 2 bestyrelsesmedlemmers tilstedeværende eller 1 bestyrelsesmedlem + 1 videoovervågnings-tekniker.
Formand, Patrick Nærvig Wøhlk
Næstformand / Marianne Thorø Jakobsen
Kasserer / Linda Nielsen
Medlem / Laila Ebbesen
Medlem / Linea Rønnentoft